Ile kosztuje zalegający stock? Jak policzyć zamrożony kapitał i koszt utrzymania zapasu
Wartość zapasu w systemie nie pokazuje pełnego kosztu zalegającego stocku. Produkt zajmuje miejsce, wymaga obsługi, angażuje kapitał i z czasem może tracić możliwości wykorzystania. Dlatego decyzję o nadwyżce warto oprzeć na koszcie pozostawienia jej bez działania.
Jakie koszty tworzy zalegający zapas?
Pierwszą grupą są koszty magazynowe: powierzchnia, energia, ubezpieczenie, inwentaryzacja, przesunięcia i kompletacja. Nawet we własnym magazynie miejsce nie jest bezpłatne, ponieważ może zostać wykorzystane przez produkt o większej rotacji. Koszt należy przypisać do palety, miejsca lub jednostki objętości.
Drugą grupą jest koszt kapitału. Środki zaangażowane w zapas nie mogą zostać wykorzystane w innym celu operacyjnym. Trzecią grupę tworzą ryzyka: uszkodzenie, pogorszenie jakości, upływ terminu, zmiana opakowania i utrata zgodności z potrzebami rynku.
Prosty model obliczeniowy
Całkowity koszt utrzymania można oszacować jako sumę kosztu magazynowania, kapitału, obsługi, ryzyka jakościowego i kosztu końcowej operacji. Dla partii wartej 200 000 zł miesięczny koszt kapitału przy rocznej stopie 12% wynosi orientacyjnie 2 000 zł. Do tej kwoty trzeba dodać pozostałe składniki.
Jeżeli partia zajmuje 20 miejsc paletowych po 45 zł miesięcznie, magazynowanie kosztuje kolejne 900 zł miesięcznie. Po sześciu miesiącach sam koszt kapitału i miejsc wyniesie w tym przykładzie 17 400 zł. To model poglądowy, który każda firma powinna uzupełnić własnymi danymi.
Koszt, którego nie widać w fakturze
Zalegający stock zwiększa liczbę operacji i złożoność magazynu. Pracownicy liczą go podczas inwentaryzacji, przesuwają przy reorganizacji i analizują podczas kolejnych spotkań. Te godziny mają koszt, nawet jeśli nie są księgowane bezpośrednio na konkretnym SKU.
Istotny jest także koszt utraconej przestrzeni. Jeżeli nadwyżka blokuje miejsce potrzebne dla zapasu aktywnego, firma może wynająć dodatkową powierzchnię albo zwiększyć częstotliwość transportów. Proces zarządzania nadwyżkami FMCG powinien więc uwzględniać nie tylko wartość towaru.
Jak policzyć koszt braku decyzji?
Przygotuj trzy scenariusze: działanie teraz, działanie za trzy miesiące oraz pozostawienie zapasu przez rok. Dla każdego policz koszt kapitału, magazynu, obsługi i przewidywanego ryzyka. Porównanie pokazuje, ile firma płaci za odłożenie decyzji.
W przypadku obsoletów FMCG warto dodać malejące okno operacyjne. Krótszy pozostały termin, zmiana sezonu lub zamknięcie rynku mogą ograniczyć dostępne sposoby zagospodarowania. Nie zawsze najdroższy jest sam zapas, czasem najdroższa jest zwłoka.
Jak zbudować miesięczny raport?
Raport powinien pokazywać wartość partii, wiek, liczbę miejsc paletowych, ostatni ruch, pozostały termin, miesięczny koszt i właściciela działania. Przy każdej pozycji należy zapisać kolejną decyzję oraz datę jej realizacji. Dzięki temu koszt nie pozostaje wyłącznie informacją finansową.
Dobrym uzupełnieniem jest trend z trzech lub sześciu miesięcy. Spadek całkowitego SLOB może ukrywać wzrost zapasu w najbardziej ryzykownym przedziale wieku. Raport powinien więc prezentować zarówno sumę, jak i strukturę.
