Jak obliczyć koszt produktów spożywczych i napojów w gastronomii?
Koszt produktów jest jednym z podstawowych elementów kalkulacji restauracji, hotelu, kawiarni i firmy cateringowej. Sama cena zakupu kartonu nie pokazuje jednak, ile naprawdę kosztuje przygotowanie porcji, obsługa wydarzenia albo uzupełnienie minibaru. Potrzebne są także dane o liczbie porcji, stratach, terminie produktu i rzeczywistym wykorzystaniu całego opakowania.
W materiałach branżowych koszt produktów spożywczych bywa określany jako food cost, a koszt napojów jako beverage cost. W tym artykule posługujemy się polskimi nazwami i pokazujemy prostą metodę obliczeń.
Co obejmuje koszt produktów w gastronomii?
Koszt produktów obejmuje żywność, napoje i dodatki faktycznie wykorzystane do przygotowania potrawy albo obsługi gościa. Nie jest to pełny koszt prowadzenia lokalu. Czynsz, wynagrodzenia, energia, marketing, wyposażenie i pozostałe koszty operacyjne trzeba analizować oddzielnie.
W przypadku gotowych produktów, takich jak napój w puszce albo przekąska do minibaru, koszt jednostki zwykle wynika bezpośrednio z ceny zakupu. Przy daniu przygotowywanym z wielu składników trzeba policzyć koszt każdej ilości wykorzystanej w recepturze.
Jak obliczyć koszt jednej porcji?
Najprostszy wzór brzmi: koszt porcji to suma kosztów wszystkich produktów wykorzystanych do jej przygotowania. Jeśli kilogram produktu kosztuje 24 zł netto, a jedna porcja wymaga 150 gramów, koszt tego składnika wynosi 3,60 zł netto. Do wyniku trzeba dodać pozostałe składniki, dodatki i przewidywane straty produkcyjne.
W kalkulacji łatwo pominąć drobne pozycje, takie jak sos, przyprawy, dekoracja albo produkt podawany bez osobnej opłaty. Jeżeli występują w każdej porcji, ich koszt skaluje się wraz z liczbą zamówień i powinien znaleźć się w recepturze.
Jak obliczyć procentowy udział kosztu produktów?
Udział kosztu produktów obliczamy według wzoru: koszt wykorzystanych produktów podzielony przez przychód z ich sprzedaży, pomnożony przez 100%. Jeżeli w danym okresie produkty kosztowały 12 000 zł, a odpowiadająca im sprzedaż wyniosła 40 000 zł, udział kosztu produktów wynosi 30%.
Wynik nie pokazuje końcowego zysku. Pozostała część przychodu musi pokryć pracę zespołu, lokal, energię, podatki i inne wydatki. Firma samodzielnie ustala ceny oferowane finalnym konsumentom i ocenia wynik na podstawie własnej struktury kosztów.
Koszt planowany a koszt rzeczywisty
Koszt planowany wynika z receptury i założonej liczby porcji. Koszt rzeczywisty uwzględnia to, co faktycznie pobrano z magazynu. Różnica może wynikać z większych porcji, błędów, uszkodzeń, niewykorzystanych otwartych opakowań lub produktów, których nie zużyto w terminie.
Dlatego warto co tydzień porównywać receptury z zakupami i stanem magazynu. Przy produktach o ograniczonym terminie pomocne są zasady opisane w artykule o FEFO i codziennej kontroli terminów.
Jak ocenić atrakcyjną ofertę zakupu?
Niższa cena zakupu może obniżyć koszt porcji, jeśli lokal wykorzysta całą zamówioną ilość. Jeśli połowa kartonu pozostanie niewykorzystana, rzeczywisty koszt sprzedanej jednostki może okazać się znacznie wyższy od planowanego.
Przed zamówieniem policz liczbę porcji w kartonie, realne dzienne zużycie, liczbę dni operacyjnych oraz miejsce potrzebne do przechowywania. Przy nowym produkcie bezpieczniej rozpocząć od mniejszej partii. Szczegółową ocenę terminu i wolumenu ułatwia checklista zakupu produktów z krótką datą.
Przelicz opakowanie na jednostkę możliwą do wykorzystania
Cena kartonu jest użyteczna dopiero po przeliczeniu na sztukę, litr, kilogram albo porcję. Jeśli karton zawiera 24 butelki, podziel jego cenę przez 24. Jeśli produkt jest używany z opakowania pięciolitrowego, ustal liczbę pełnych porcji możliwych do przygotowania zgodnie z recepturą.
Uwzględnij także część, której lokal prawdopodobnie nie wykorzysta. Opakowanie kosztujące 60 zł i zapewniające 30 porcji ma koszt planowany 2 zł na porcję. Jeżeli w praktyce wykorzystasz tylko 24 porcje, rzeczywisty koszt wykorzystanego produktu wzrasta do 2,50 zł na porcję.
Przykład dla minibaru i baru hotelowego
Hotel kupuje 240 napojów, które mają trafić do minibarów i baru. Z danych wynika, że minibary zużywają średnio 40 sztuk tygodniowo, a bar kolejne 20. Teoretycznie partia wystarczy na cztery tygodnie, ale trzeba jeszcze uwzględnić różnice pomiędzy dniami tygodnia, planowane zamknięcia pokoi i zapas znajdujący się już w obiekcie.
Jeżeli produkt jest nowy, nie należy zakładać takiego samego zużycia jak dla najlepiej sprzedającego się wariantu. Ostrożny plan może przyjąć 70% zużycia produktu porównawczego. Dzięki temu decyzja uwzględnia nie tylko koszt jednostki, ale także ryzyko pozostania z częścią kartonów.
Jak prowadzić tygodniową kontrolę kosztu produktów?
Przygotuj tabelę zawierającą stan początkowy, zakupy, stan końcowy, wartość zużycia, liczbę sprzedanych porcji i zarejestrowane straty. Wartość zużycia można obliczyć jako stan początkowy plus zakupy minus stan końcowy. Wynik porównaj z przychodem dotyczącym analizowanych produktów.
Największe odchylenia analizuj według przyczyny. Może nią być zmiana receptury bez aktualizacji kalkulacji, niestandardowa wielkość porcji, produkt wydany bez rejestracji, uszkodzenie albo niewłaściwe przechowywanie. Każde odchylenie powinno prowadzić do konkretnej poprawki, właściciela i terminu sprawdzenia wyniku.
Najczęstsze błędy kalkulacji
Pierwszym błędem jest używanie ceny całego opakowania jako kosztu wykorzystanego produktu. Drugim jest nieuwzględnianie strat i produktów podawanych bez osobnej pozycji na rachunku. Trzecim jest porównywanie kosztu netto z przychodem brutto albo danych pochodzących z różnych okresów.
Problemem jest także stosowanie jednej średniej dla całej kategorii. Dwa napoje mogą mieć podobną cenę zakupu, ale zupełnie inne tempo wykorzystania i poziom strat. Kalkulację należy prowadzić na takim poziomie szczegółowości, na którym można podjąć decyzję o zakupie, recepturze lub wielkości zapasu.
FAQ
Co składa się na koszt produktów w gastronomii?
Koszt obejmuje żywność, napoje i dodatki wykorzystane do przygotowania potraw lub obsługi gości. Nie obejmuje wszystkich kosztów prowadzenia lokalu.
Jak policzyć koszt jednej porcji?
Należy zsumować koszt ilości każdego produktu wykorzystanego w recepturze oraz dodać przewidywane straty i dodatki.
Czy niższa cena zakupu zawsze obniża koszt porcji?
Nie. Korzyść zależy od tego, czy firma wykorzysta całą partię i nie poniesie nadmiernych strat.
Jak kontrolować koszt rzeczywisty?
Porównuj zakupy, stany magazynowe, liczbę sprzedanych porcji i straty. Analizę warto wykonywać regularnie, nie tylko przy tworzeniu menu.
