Zasada FEFO w sklepie. Jak zarządzać produktami z krótką datą ważności?

FEFO to skrót od First Expired, First Out, czyli „pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi”. W praktyce produkt z najbliższą datą powinien zostać skierowany do sprzedaży przed tym samym SKU z dłuższym terminem. Zasada jest szczególnie ważna w sklepach spożywczych, drogeriach i małych hurtowniach.

FEFO a FIFO: na czym polega różnica?

FIFO oznacza, że jako pierwszy wydawany jest towar, który najwcześniej trafił do magazynu. FEFO opiera kolejność na dacie produktu, a nie na dniu przyjęcia. Dostawa przyjęta później może więc zostać sprzedana wcześniej, jeżeli ma krótszy termin.

Przykładowo sklep ma 24 opakowania napoju z datą za 90 dni i przyjmuje kolejne 24 opakowania z datą za 45 dni. Przy FIFO pierwszeństwo miałaby starsza dostawa. Przy FEFO na przód półki trafia partia z datą za 45 dni, ponieważ to ona wcześniej utraci możliwość sprzedaży.

Jak wdrożyć FEFO krok po kroku?

Pierwszym krokiem jest zapisywanie dat przy przyjęciu dostawy. Minimalny rejestr powinien zawierać nazwę produktu, SKU lub kod EAN, numer partii, liczbę sztuk, datę oraz lokalizację w magazynie. Bez tych informacji pracownik nie wie, którą partię wydać jako pierwszą.

Drugim krokiem jest fizyczne rozdzielenie partii. Produkty z najbliższą datą powinny być łatwo dostępne, wyraźnie oznaczone i ustawione przed partią z dłuższym terminem. W małym sklepie mogą wystarczyć kolorowe etykiety oraz jedna kontrola regałów na początku każdej zmiany.

Trzecim krokiem jest ustawienie alertów. Dla trwałego asortymentu można zastosować progi 30, 14 i 7 dni, a dla produktów szybko rotujących krótsze okna. Progi trzeba dopasować do kategorii, warunków przechowywania i przeciętnej dziennej sprzedaży.

Jak połączyć FEFO z zakupem krótkiej daty?

Zakup partii krótkoterminowej powinien zaczynać się od obliczenia potrzebnego tempa sprzedaży. Jeżeli partia liczy 240 sztuk, a sklep ma 20 dni operacyjnych, sprzedaż całej partii wymaga średnio 12 sztuk dziennie. Do wyniku warto dodać zapas czasu na dostawę, przyjęcie i ewentualne wahania popytu.

Na stronie produkty z krótką datą hurtowo opisujemy informacje, które warto ocenić przed złożeniem zamówienia. FEFO nie zastępuje decyzji zakupowej, ale pozwala lepiej wykorzystać właściwie dobraną partię i ograniczyć ryzyko pozostania produktu po terminie.

Codzienna checklista FEFO

Pracownik powinien sprawdzić daty produktów na ekspozycji, uzupełnić półkę partią z najbliższym terminem i odnotować produkty wchodzące w ustalone okno alarmowe. Następnie powinien porównać stan systemowy ze stanem fizycznym. Rozbieżność jednej partii może zaburzyć kolejność wydań całego SKU.

Raz w tygodniu właściciel powinien przeanalizować liczbę sztuk w każdym oknie datowym i tempo rotacji. Taką kontrolę warto połączyć z planowaniem kolejnych zamówień oraz rozwiązaniami dla sklepów spożywczych.

FAQ

Co oznacza zasada FEFO? FEFO oznacza, że jako pierwsze wydawane lub sprzedawane są produkty z najbliższą datą. Kolejność zależy od terminu produktu, a nie wyłącznie od dnia dostawy.

Czy mały sklep potrzebuje systemu WMS? Nie zawsze. Przy ograniczonej liczbie SKU wystarczą czytelne oznaczenia partii, arkusz z datami oraz regularna kontrola półki. System staje się bardziej potrzebny wraz ze wzrostem liczby produktów i lokalizacji.

Jak często kontrolować daty? Produkty z krótkim terminem warto kontrolować codziennie. Pełny przegląd wszystkich partii może odbywać się raz w tygodniu, jeżeli bieżące alerty działają prawidłowo.

Sprawdź ofertę OTP dla sklepów spożywczych.