Produkty z krótką datą w HoReCa. Jak ocenić zakup i zaplanować wykorzystanie?
Produkty z krótszym terminem mogą odpowiadać potrzebom restauracji, hoteli, kawiarni i cateringu, jeśli firma zna swoje zużycie i potrafi zaplanować pracę magazynu. Atrakcyjna cena zakupu nie wystarczy. O wyniku decydują termin, wielkość kartonu, liczba porcji oraz możliwość bezpiecznego wykorzystania całej partii.
Przed zakupem trzeba także rozróżnić datę „należy spożyć do” od daty „najlepiej spożyć przed”. Znaczenie obu oznaczeń wyjaśnia osobny artykuł „Najlepiej spożyć przed” a „należy spożyć do”.
Kiedy krótszy termin może pasować do lokalu?
Najłatwiej zaplanować takie produkty, gdy zużycie jest powtarzalne. Przykładem jest napój wydawany codziennie w restauracji, przekąska regularnie uzupełniana w minibarze albo produkt potrzebny do potwierdzonej obsługi konferencji.
Większą ostrożność trzeba zachować przy nowym produkcie, nieregularnym ruchu gości i sezonowym menu. W takich sytuacjach prognozę należy oprzeć na wariancie ostrożnym, a nie na maksymalnej liczbie potencjalnych zamówień.
Policz realne dni wykorzystania
Od czasu pozostałego do daty odejmij realizację zamówienia, przyjęcie dostawy, rozmieszczenie produktów i bufor operacyjny. Jeśli lokal otrzyma towar w piątek, ale wykorzystuje go przede wszystkim podczas wydarzeń od poniedziałku, nie wszystkie dni kalendarzowe są pełnymi dniami zużycia.
Następnie podziel liczbę sztuk przez ostrożnie oszacowane dzienne zużycie. Karton zawierający 120 sztuk przy zużyciu 10 sztuk dziennie oznacza około 12 dni pracy. Jeśli bezpieczny okres jest krótszy, wolumen nie odpowiada potrzebom lokalu.
Dopasuj produkt do scenariusza HoReCa
Restauracja ocenia produkt przez liczbę porcji i częstotliwość zamówień. Hotel powinien oddzielić zużycie śniadaniowe, minibarowe i konferencyjne. Firma cateringowa może oprzeć kalkulację na potwierdzonej liczbie uczestników, ale powinna uwzględnić rezerwę i możliwe zmiany zamówienia.
W kawiarni znaczenie ma również otwarcie opakowania. Produkt może mieć wystarczający termin na etykiecie, ale po otwarciu powinien zostać wykorzystany szybciej zgodnie z informacją producenta.
Sprawdź magazynowanie i identyfikowalność
Przed zamówieniem potwierdź temperaturę, wilgotność, sposób składowania oraz ilość dostępnego miejsca. Produkt nie powinien być kupowany, jeśli lokal nie może zapewnić warunków wskazanych na opakowaniu.
Każdą dostawę warto oznaczyć datą przyjęcia i terminem produktu. Partie z najbliższym terminem powinny być wykorzystywane w pierwszej kolejności. Taki sposób pracy opisuje zasada FEFO.
Checklista przed zakupem
Sprawdź rodzaj daty, liczbę dni operacyjnych, liczbę sztuk w kartonie, dzienne zużycie, warunki po otwarciu, magazynowanie i planowany sposób wykorzystania. Potwierdź też adres oraz możliwość przyjęcia palety. Aktualne zasady płatności i dostawy opisują organizację zamówień OTP.
Nie zakładaj, że atrakcyjna cena zrekompensuje niewykorzystany towar. Kupuj ilość wynikającą z danych, a przy nowości zacznij od mniejszego wolumenu.
Procedura przyjęcia dostawy z krótszym terminem
Przy odbiorze porównaj dostawę z zamówieniem, sprawdź liczbę kartonów, oznaczenia partii, daty i stan opakowań. Nie odkładaj kontroli na kolejny dzień, ponieważ ewentualna rozbieżność powinna zostać udokumentowana bezpośrednio po przyjęciu. Wykonaj zdjęcia uszkodzeń i zapisz, kto odebrał towar.
Następnie wprowadź partie do systemu albo rejestru magazynowego. Nie łącz kilku terminów w jednej pozycji bez możliwości ich późniejszego rozróżnienia. Produkty rozmieść tak, aby partia z najbliższym terminem była dostępna jako pierwsza, a zespół znał plan jej wykorzystania.
Cztery różne scenariusze HoReCa
W restauracji podstawą jest liczba porcji i popularność pozycji menu. W hotelu trzeba policzyć osobno śniadania, minibar, bar i wydarzenia. W kawiarni ważne są zasady przechowywania po otwarciu oraz różnice pomiędzy dniami roboczymi i weekendami.
Firma cateringowa powinna powiązać wolumen z potwierdzonym zamówieniem, liczbą gości i zapasem operacyjnym. Nie należy przenosić prognozy z wydarzenia o innej porze roku albo innym profilu uczestników. Ten sam produkt może mieć szybkie zużycie podczas konferencji i bardzo wolne podczas regularnej pracy lokalu.
Co zrobić po otwarciu opakowania?
Termin widoczny na zamkniętym produkcie nie zastępuje instrukcji producenta dotyczącej przechowywania po otwarciu. Zapisz datę i godzinę otwarcia, jeśli ma to znaczenie dla bezpieczeństwa albo jakości. Używaj czystych pojemników i nie uzupełniaj starej partii nową bez pełnej kontroli.
W recepturze można zaplanować kilka zgodnych zastosowań tego samego produktu. Nie oznacza to przypadkowego dodawania go do menu, lecz wcześniejsze określenie, gdzie zostanie użyty i ile porcji może powstać. Taki plan ogranicza ryzyko, że końcówka opakowania pozostanie bez właściciela.
Monitorowanie po zakupie
Przez pierwsze dni porównuj planowane i rzeczywiste zużycie. Jeżeli produkt schodzi wolniej, decyzja powinna zostać podjęta wcześnie, gdy lokal ma jeszcze czas na zmianę sposobu wykorzystania w ramach własnej oferty. Nie czekaj do ostatniego dnia terminu.
Zapisuj stan, zużycie i przyczynę odchylenia. Po zamknięciu partii oceń, ile zostało wykorzystane, ile pozostało i czy kolejny zakup powinien być mniejszy. Dzięki temu każda partia tworzy dane do następnej decyzji, zamiast być jednorazowym eksperymentem.
Przykład decyzji zakupowej
Kawiarnia rozważa zakup 96 butelek produktu z terminem za 35 dni. Dostawa i przyjęcie zajmą pięć dni, a właściciel pozostawia siedem dni bufora. Do dyspozycji pozostają 23 dni operacyjne. Przy zużyciu trzech butelek dziennie lokal wykorzysta około 69 sztuk, więc cały wolumen jest zbyt duży.
Decyzja może się zmienić, jeśli część produktu ma potwierdzone zastosowanie podczas wydarzenia albo w drugim punkcie tej samej firmy. Potrzebne jest jednak konkretne zapotrzebowanie, nie ogólna nadzieja na szybszą sprzedaż. Jeśli danych brakuje, bezpieczniejsza jest mniejsza partia albo rezygnacja z zakupu.
FAQ
Czy restauracja może kupić produkt z krótką datą?
Tak, jeśli produkt może być bezpiecznie przechowywany i wykorzystany w terminie właściwym dla danego oznaczenia.
Jak policzyć potrzebny wolumen?
Pomnóż ostrożnie oszacowane dzienne zużycie przez liczbę dostępnych dni operacyjnych i pozostaw bufor bezpieczeństwa.
Czy hotel powinien liczyć wszystkie punkty zużycia razem?
Warto najpierw policzyć osobno śniadania, minibar, bar i wydarzenia, a dopiero potem zsumować realistyczne zapotrzebowanie.
Czy OTP pokazuje termin produktu?
Tak. Informacje potrzebne do oceny partii, w tym termin, są prezentowane w aktualnej ofercie.
